Bestyrelsens forretningsorden

Forretningsorden for Odense Roklubs bestyrelse.

Vedtaget af bestyrelsen 16 januar 2013

Mødeindkaldelse og sagernes fremlæggelse

Tidspunkt for det næste bestyrelsesmøde aftales som udgangspunkt på bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsesmøder afholdes så ofte, formanden, eller 3 bestyrelsesmedlemmer finder behov herfor, og de indkaldes med 8 dages varsel.

Hvis helt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted.

Dagsorden og mødemateriale udsendes til bestyrelsesmedlemmerne af formanden mindst 3 dage før mødets afholdelse.

Et hvert medlem kan fremsende skriftlige forslag til beslutning eller diskussion på bestyrelsesmødet. Forslag skal være formanden i hænde senest 5 dage før bestyrelsesmødes afholdelse. Sådanne punkter optages som selvstændige beslutnings eller orienteringspunkter på dagsordenen.

Et hvert bestyrelsesmedlem kan anmode om at få et selvstændigt punkt på dagsordenen.

Mødetidspunkterne offentliggøres bl.a. på hjemmesidens kalender.

Mødets ledelse
Mødet ledes af Formanden eller i formandens fravær af en på mødet valgt ordstyre..

Beslutninger på møder

Beslutning træffes i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsorden.

Orienteringer på møder
Bestyrelsesmedlemmer, kan hvis de er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde fremsende skriftlig orientering via e-mail til bestyrelsesmedlemmerne. Orienteringen skal indgå i referatet.

Der kan ikke træffes væsentlige beslutning under et orienteringspunkt.

Skriftlig behandling

Sager kan afgøres ved skriftlig behandling fx ved fremsendelse af e-mail. Formanden sender sin indstilling til sagens afgørelse til bestyrelsesmedlemmerne med angivelse af tidsfrist (ikke under 5 dage) for stillingtagen. Bestyrelsens beslutning føres til referat.

Bestyrelsesmedlemmernes deltagelse i møderne
Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i et møde i bestyrelsen, må afbud meddeles sekretæren/formanden inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke bestyrelsesmedlemmer der har været til stede/fraværende.

Når det skønnes formålstjenligt kan udvalgsmedlemmer eller andre personer inviteres til at deltage under behandling af specifikke punkter på dagsordenen. Disse personer vil ikke have stemmeret.

Det skal fremgå af den udsendte dagsorden hvem og under hvilke punkter der er indkaldt udvalgsmedlemmer eller andre.

Referater og ekspedition af de behandlede sager
Bestyrelsens beslutninger optages i et beslutningsreferat, der senest 5 dage efter bestyrelsesmødets afholdelse udsendes til bestyrelsesmedlemmernes godkendelse. Hvis bestyrelsesmedlemmerne har indsigelser til referatet skal disse være sekretæren i hænde inden 5 dage efter at referatet er udsendt. Hele referatet med de indarbejdede eller modtagne indsigelser, bortset fra de dele der vedrører fortrolige oplysninger, offentliggøres på klubbens hjemmeside og/eller eller anbringes i et ringbind på klubbens kontor.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende mening optaget i beslutningsreferatet.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan ved uoverensstemmelse om referatets indhold, få referatet gensendt til bestyrelsesmedlemmerne for godkendelse. Referatet skal ved en sådan uoverenstemmelse godkendes og offentliggøres senest på førstkommende bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen kan beslutte, at dele af referatet ikke stilles til rådighed for klubbens medlemmer. Det drejer sig eksempelvis om sager, hvor navngivne klubmedlemmer er genstand for drøftelse i bestyrelsen.

Ekspedition af de af bestyrelsen behandlede sager påhviler det ansvarlige bestyrelsesmedlem. Det påhviler sekretæren, at referatet offentliggøres, og at fortrolige dele af referatet alene tilgår bestyrelsen.